Les entreprises régulièrement des copies de la correspondance et des notes de service. Loin d'souvent, cependant, ils ne sont pas étendre cette pratique à la correspondance électronique. Envoi de la correspondance n'est pas différent de la normale de votre paperasserie. Vous devez conserver les copies de l'ensemble de ce qui est de protéger votre entreprise dans toute procédure contentieuse.
Actuellement, seuls les banques et les courtiers-négociants sont tenus de conserver l'e-mail et messagerie instantanée documents pour trois ans selon la US Securities and Exchange Commission des règles. Début Juillet 2006, toutes les entreprises publiques seront également tenus de le faire en vertu de la loi Sarbanes-Oxley Act.
En dépit de ces lois, de coutumes et de votre pratique devrait être de conserver des copies de toute correspondance email. Le courrier électronique est considéré comme la preuve et les tribunaux sont le martèlement des entreprises n'ayant pas de dossiers de courrier électronique. Les juges sont souvent que la non-décision de maintenir et de produire des dossiers de courrier électronique signifie l'entreprise en question clé est de se cacher des éléments de preuve.
Dans la récente Perelman c. Morgan Stanley litige, une décision du juge sur l'échec de Morgan Stanley a été de produire email facteur clé dans l'émission d'un verdict de $ 1,45 milliards. Sur la base de l'incapacité de produire des dossiers de courrier électronique, la juge Elizabeth Maass a émis un jugement préalable que Morgan Stanley a efficacement contribué à frauder Perelman en 1998 traiter. Morgan Stanley n'est pas la seule entreprise défenderesse à ce problème.
Au cours de l'été 2004, UBS a été constaté par un juge d'avoir «délibérément détruit e-mail des éléments de preuve dans une affaire de discrimination. UBS a été condamnée à payer les coûts et un jury a rendu un verdict de $ 29 millions.
Envoi de la politique
Pour protéger votre entreprise, vous devez disposer d'une procédure en place pour maintenir les communications par courrier électronique généré par le biais de l'entreprise. Le fait de ne pas garder ces documents peut conduire à des décisions en matière de litiges que votre entreprise délibérément détruit des preuves. Si cela se produit, le juge mai importante question des sanctions pécuniaires, vous trouverez automatiquement responsable ou de prendre d'autres mesures sévères pour assurer une victoire pour le demandeur. Comme si de tels développements ne sont pas assez mauvaise, il existe un deuxième risque associé à l'email.
Maintenir les communications par courrier électronique, cependant, peut avoir un inconvénient. Le problème se pose, bien sûr, lorsqu'une communication contient des énoncés qui sont dommageables pour votre entreprise. Oui, le catch-22 proverbial situation.
Pour éviter de telles catastrophes, votre entreprise doit développer une politique claire sur les communications par courrier électronique et de former tous les employés à se conformer à cette politique. Les employés doivent comprendre l'environnement des affaires n'est pas celui dans lequel les blagues, désinvolte, et ainsi de suite des remarques doivent être faites dans les communications par courrier électronique.
A propos de l'auteur: Richard Chapo est avec SanDiegoBusinessLaw Firm.com - Rendez-vous à notre article de la section du droit des affaires en lire plus d'articles.
Auteur: Richard A. Chapo
Actuellement, seuls les banques et les courtiers-négociants sont tenus de conserver l'e-mail et messagerie instantanée documents pour trois ans selon la US Securities and Exchange Commission des règles. Début Juillet 2006, toutes les entreprises publiques seront également tenus de le faire en vertu de la loi Sarbanes-Oxley Act.
En dépit de ces lois, de coutumes et de votre pratique devrait être de conserver des copies de toute correspondance email. Le courrier électronique est considéré comme la preuve et les tribunaux sont le martèlement des entreprises n'ayant pas de dossiers de courrier électronique. Les juges sont souvent que la non-décision de maintenir et de produire des dossiers de courrier électronique signifie l'entreprise en question clé est de se cacher des éléments de preuve.
Dans la récente Perelman c. Morgan Stanley litige, une décision du juge sur l'échec de Morgan Stanley a été de produire email facteur clé dans l'émission d'un verdict de $ 1,45 milliards. Sur la base de l'incapacité de produire des dossiers de courrier électronique, la juge Elizabeth Maass a émis un jugement préalable que Morgan Stanley a efficacement contribué à frauder Perelman en 1998 traiter. Morgan Stanley n'est pas la seule entreprise défenderesse à ce problème.
Au cours de l'été 2004, UBS a été constaté par un juge d'avoir «délibérément détruit e-mail des éléments de preuve dans une affaire de discrimination. UBS a été condamnée à payer les coûts et un jury a rendu un verdict de $ 29 millions.
Envoi de la politique
Pour protéger votre entreprise, vous devez disposer d'une procédure en place pour maintenir les communications par courrier électronique généré par le biais de l'entreprise. Le fait de ne pas garder ces documents peut conduire à des décisions en matière de litiges que votre entreprise délibérément détruit des preuves. Si cela se produit, le juge mai importante question des sanctions pécuniaires, vous trouverez automatiquement responsable ou de prendre d'autres mesures sévères pour assurer une victoire pour le demandeur. Comme si de tels développements ne sont pas assez mauvaise, il existe un deuxième risque associé à l'email.
Maintenir les communications par courrier électronique, cependant, peut avoir un inconvénient. Le problème se pose, bien sûr, lorsqu'une communication contient des énoncés qui sont dommageables pour votre entreprise. Oui, le catch-22 proverbial situation.
Pour éviter de telles catastrophes, votre entreprise doit développer une politique claire sur les communications par courrier électronique et de former tous les employés à se conformer à cette politique. Les employés doivent comprendre l'environnement des affaires n'est pas celui dans lequel les blagues, désinvolte, et ainsi de suite des remarques doivent être faites dans les communications par courrier électronique.
A propos de l'auteur: Richard Chapo est avec SanDiegoBusinessLaw Firm.com - Rendez-vous à notre article de la section du droit des affaires en lire plus d'articles.
Auteur: Richard A. Chapo
